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Zweiblog-Artikel

Beschaffung digitalisiert

Web-Applikation
Nov 10,2017

Beschaffung digitalisiert

Sind Sie zufrieden mit dem Beschaffungsprozess in Ihrer Firma? Oder landet bei Ihnen immer noch regelmässig eine „Lauftasche“ auf dem Tisch und lässt Sie durch einen ganzen Papierberg wühlen, um Freigaben zu signieren? Die Digitalisierung drängt sich auch im Einkauf auf.

In Anbetracht dieser Entwicklung hat die CS2 AG, eine führende Schweizer Agentur für neue Medien, das Beschaffungstool entwickelt. Das erklärte Ziel: Das Procurement soll effizienter und einfacher werden.

Die Usability-Profis haben deshalb alle praxisnahen Anforderungen des Supply Chain Management berücksichtigt und Features entwickelt, die eine radikale Verbesserung bringen:

  • Direktanbindung ans Active Directory
  • Rollensteuerung und Kompetenzgruppen
  • terminierbare Abwesenheiten (Stellvertretung)
  • Versionierung und History
  • chronologische Kommunikation
  • individuelle Rückfrage-Schlaufen
  • voll responsives Design.

Laut einer Studie der KPMG kommt es bei der „Beschaffung (…) zu einem unverhältnismäßig hohen Zeitaufwand und entsprechend hohen Kosten.“ Die Erfahrung zeigt, dass mit ca. 90% der Beschaffungsprozesse eines Unternehmens nur ungefähr 7% des Volumens abgewickelt werden. Gemessen an dem damit realisierten Beschaffungsvolumen ist der mit geringwertigen Gütern verbundene Freigabeaufwand somit zu hoch.

Das erfahrene Team um CEO Dani Kalt hat deshalb diesen Prozess digitalisiert und eine innovative, effiziente Lösung programmiert. Ihr Approach hält sich an den allgemein anerkannten Einkaufsprozess und ist deshalb vielseitig einsetzbar:

  • Bedarfsermittlung
  • Budgetfreigabe
  • Lieferantenauswahl
  • Bestellung
  • Bestellüberwachung.

Professionalisierung des Procurements? Zeit, Geld und Nerven sparen? Diese Versprechen haben unsere Neugier geweckt und wir haben deshalb die treibende Kraft hinter dem Projekt interviewt: Dani Kalt ist Gründer und CEO der CS2 AG, die dieses Jahr ihr 20jähriges Bestehen feiert.

Herr Kalt, in ein paar kurzen Sätzen, was sind die Vorteile des Beschaffungstools?
Die Webapplikation wurde praxisnah entwickelt und speziell für den Einsatz im gesamten KMU-Spektrum realisiert. Das Beschaffungstool erlaubt Ihnen, eine beliebige Anzahl Beteiligter mit individuell festgelegten Rollen einzubeziehen.

Welche Informationen verarbeitet das Beschaffungstool? Wie profitiert ein KMU?
Sie haben die entscheidenden Faktoren im Blick und alles unter Kontrolle: Abläufe, Budget, Termine und Fristen, Rückfragen, Eignungskriterien, Ausschreibungsunterlagen, Zuschlagskriterien, Bewertung, Freigabe, Zuschlagsentscheid. Durch die Effizienz können Sie fristgerechte Akquisitionen sicherstellen und Kosten minimieren: Da steckt ein gewaltiges Potential, auch in Ihrem Supply-Chain-Management.

Wie schnell kann ich das Tool in meinem Betrieb umsetzen?
In der Grundkonfiguration, mit Zugriff auf gewisse Ebenen Ihres Active Directory, benötigt es lediglich ein paar Informationen für das Setup und ist innert Wochenfrist startklar. Falls Ihr Prozess vom Standard abweichende Vernehmlassungsschleifen aufweist, sind noch zusätzliche Anpassungen notwendig.

Was kostet das Tool und wie setzt sich der Preis zusammen?
Das Tool wird von der CS2 AG betrieben und gehostet. Die Kosten ergeben sich aus einmaligen Setupkosten sowie allfälligen Anpassungen gemäss Ihren Wünschen und Vorgaben. Diese werden in einem unverbindlichen Gespräch aufgenommen und eingepreist. Der Unterhalt, die Backups etc. werden durch uns gemanaged. Die Daten und das Hosting werden zu 100% in unserem Rechenzentrum in Münchenstein in der Schweiz betrieben.

Weitere Informationen finden sich unter beschaffungstool.ch oder direkt bei der CS2 AG unter der Telefonnummer +41 61 333 22 22.