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Basler Berufs- und Weiterbildungsmesse

Online-Portal für Aussteller- und Lehrpersonen-Anmeldungen

Die klimabewusste Basler Berufs- und Weiterbildungsmesse ist alle zwei Jahre der zentrale Treffpunkt für Jugendliche, Eltern, Lehrpersonen und Bildungsinteressierte jeden Alters – eine ideale Plattform, um Berufe und Weiterbildungen kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen und den nächsten Schritt in Richtung Ausbildung oder Karriere zu planen. Organisiert wird die Messe vom Gewerbeverband Basel-Stadt in Zusammenarbeit mit dem Erziehungsdepartement Basel-Stadt.

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Basler Berufs- und Weiterbildungsmesse - organisiert vom Gewerbeverband Basel-Stadt in Zusammenarbeit mit dem Erziehungsdepartement Basel-Stadt.

Ausgangslage

Für die alle zwei Jahre stattfindende Berufs- und Weiterbildungsmesse in Basel müssen bis zu rund 500 Aussteller sowie Schulklassen/Lehrpersonen erfasst, koordiniert und administriert werden.

Die bestehende Lösung (von einer Drittanbieter-Firma) war veraltet, Anpassungen waren aufwändig/teuer und Inhalte (PDFs, Infos, Texte) konnten nicht flexibel durch das Messeteam gepflegt werden. 

Gleichzeitig war die Datenbereitstellung für Website/Verzeichnisse nicht durchgängig automatisiert (Export/Import-Prozesse). 

Umsetzung

  • Neuaufbau als Individual-Portal mit klaren Workflows und Statuslogik (Prüfen, Bewilligen, Nachfordern, Abschliessen).
  • Phasenweise Lieferung (Teillieferung): Der zentrale Teil „Anmeldung“ wurde rechtzeitig live geschaltet, damit die Anmeldefenster (Oktober/November) eingehalten werden konnten, obwohl das Gesamtprojekt zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen war. 
  • Technischer Ansatz: Backend und Admin-Bereich wurden entkoppelt umgesetzt, um schneller, stabiler und kosteneffizienter liefern zu können.

Lösungsumfang

Aussteller-Portal (Anmeldung & Vertrag)
  • Erfassung aller Stammdaten inkl. abweichender Korrespondenz-/Rechnungsadressen
  • Standdaten (z. B. Standgrösse) und automatische Preisberechnung gemäss Regeln
  • Vertragslogik mit Statussteuerung: erst Vertrag, dann Zusatzleistungen (Abhängigkeiten & Berechtigungen)
  • Generierung von PDF-Vertrag inkl. relevanter Anhänge/AGB
Zusatzleistungen im „Shop“-Prinzip
  • Buchung von Leistungen wie z. B. Internet-/Stromanschlüssen
  • Visuelle Eingabehilfe (z. B. Positionierung am Standplan) zur präzisen Bestellung/Installation
  • Regelbasierte Pflicht-/Optionalfelder inkl. automatisierten Erinnerungen (z. B. X Wochen vor Frist)
Lehrpersonen-Portal (Zeitfenster & Kapazitäten)
  • Registrierung Lehrperson / Klasse
  • Buchung von Zeit-Slots (Kapazitäten dynamisch steuerbar durch die Messeorganisation)
  • Übersicht über gebuchte Termine, klare Führung durch Pflichtfelder
Backoffice / Admin (für Messeorganisation)
  • „Content-Management light“: Inhalte, Downloads/PDFs, Termine, Links und Texte selbst pflegen (ohne Entwickler)
  • Produkt-/Leistungsverwaltung: neue Produkte anlegen, Preise/Einheiten/Labels/Bilder pflegen
  • Rollen-/Benutzerverwaltung (inkl. Support-Accounts) und Multiuser-Fähigkeit (z. B. Aussteller können interne Mitarbeitende berechtigen)
  • E-Mail-Logik: Triggerpunkte (z. B. Statuswechsel) + Inhalte/Templates durch Admin editierbar
Exporte & Dokumente (Automatisierung)
  • Exportlogik für verschiedene Zielsysteme/Verwendungszwecke (z. B. Ausstellerlisten, Berufs-/Filterlisten, Daten für Website-Verzeichnis)
  • PDF-Ausgaben pro Antrag/Bestellung
  • Konzeption für „dynamische Exporte“ (Auswahl je Formular/Leistung/Filter) zur deutlichen Reduktion manueller Arbeit
Rechnungsprozess (in Vorbereitung/Umsetzung gemäss Projektplan)
  • Rechnungs-Template in Excelform basierend auf allen gewählten Positionen (inkl. Rabatte)

Plugins / Stack

  • Frontend mit Vue js
  • Laravel als Backend-Framework
  • Filament als Admin-/Backoffice-Stack (schnelle Umsetzung von Verwaltung, Rollen, Masken, Workflows)
  • PDF-Generierung (Verträge/Bestellungen)
  • E-Mail-Trigger & Template-Editor im Admin-Bereich
  • Export-Modul (Excel/CSV-Exporte, filter- und formularbasiert)

Highlights

  • Massive Entlastung der Messeorganisation: weniger manuelle Erfassung, Berechnung und Nachbearbeitung.
  • Statusbasierte Prozesslogik: klare Abhängigkeiten (z. B. erst Vertrag, dann Zusatzleistungen), inklusive automatischer Benachrichtigungen.
  • Self-Service für Inhalte & Produkte: Texte, PDFs, Links, Termine und Preise können ohne Entwickler angepasst werden.
  • Shop-Logik für Zusatzleistungen inkl. präziser Eingabe (z. B. Platzierung von Anschlüssen am Standplan).
  • Multiuser-fähig: Aussteller können Aufgaben delegieren, Admin behält volle Kontrolle.
  • Schneller Go-live durch Teillieferung, trotz komplexer Anforderungen und engem Anmeldefenster.
Mit CS2 hatten wir einen Partner an unserer Seite, der Technologie und Umsetzung optimal miteinander verbunden hat. Durch den gezielten Einsatz von KI in der Entwicklung konnten wir unser Budget einhalten und das Projekt wurde in nur sechs Monaten vom Kick-off bis zum erfolgreichen Go-live umgesetzt. CS2 war für uns in diesem Projekt der perfekte Partner.
Marco Fumagalli / Aline Freier
Leiter Berufsbildung, Mitglied der Geschäftsleitung / Leiterin Personal & ICT, Projektleiterin Berufsbildung

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Wir unterstützen Sie  von der Konzeption bis zur Umsetzung und Wartung.

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