Für die alle zwei Jahre stattfindende Berufs- und Weiterbildungsmesse in Basel müssen bis zu rund 500 Aussteller sowie Schulklassen/Lehrpersonen erfasst, koordiniert und administriert werden.
Die bestehende Lösung (von einer Drittanbieter-Firma) war veraltet, Anpassungen waren aufwändig/teuer und Inhalte (PDFs, Infos, Texte) konnten nicht flexibel durch das Messeteam gepflegt werden.
Gleichzeitig war die Datenbereitstellung für Website/Verzeichnisse nicht durchgängig automatisiert (Export/Import-Prozesse).
Lösungsumfang
1. Aussteller-Portal (Anmeldung & Vertrag)
- Erfassung aller Stammdaten inkl. abweichender Korrespondenz-/Rechnungsadressen
- Standdaten (z. B. Standgrösse) und automatische Preisberechnung gemäss Regeln
- Vertragslogik mit Statussteuerung: erst Vertrag, dann Zusatzleistungen (Abhängigkeiten & Berechtigungen)
- Generierung von PDF-Vertrag inkl. relevanter Anhänge/AGB
2. Zusatzleistungen im „Shop“-Prinzip
- Buchung von Leistungen wie z. B. Internet-/Stromanschlüssen
- Visuelle Eingabehilfe (z. B. Positionierung am Standplan) zur präzisen Bestellung/Installation
- Regelbasierte Pflicht-/Optionalfelder inkl. automatisierten Erinnerungen (z. B. X Wochen vor Frist)
3. Lehrpersonen-Portal (Zeitfenster & Kapazitäten)
- Registrierung Lehrperson / Klasse
- Buchung von Zeit-Slots (Kapazitäten dynamisch steuerbar durch die Messeorganisation)
- Übersicht über gebuchte Termine, klare Führung durch Pflichtfelder
4. Backoffice / Admin (für Messeorganisation)
- „Content-Management light“: Inhalte, Downloads/PDFs, Termine, Links und Texte selbst pflegen (ohne Entwickler)
- Produkt-/Leistungsverwaltung: neue Produkte anlegen, Preise/Einheiten/Labels/Bilder pflegen
- Rollen-/Benutzerverwaltung (inkl. Support-Accounts) und Multiuser-Fähigkeit (z. B. Aussteller können interne Mitarbeitende berechtigen)
- E-Mail-Logik: Triggerpunkte (z. B. Statuswechsel) + Inhalte/Templates durch Admin editierbar
5. Exporte & Dokumente (Automatisierung)
- Exportlogik für verschiedene Zielsysteme/Verwendungszwecke (z. B. Ausstellerlisten, Berufs-/Filterlisten, Daten für Website-Verzeichnis)
- PDF-Ausgaben pro Antrag/Bestellung
- Konzeption für „dynamische Exporte“ (Auswahl je Formular/Leistung/Filter) zur deutlichen Reduktion manueller Arbeit
6. Rechnungsprozess (in Vorbereitung/Umsetzung gemäss Projektplan)
- Rechnungs-Template in Excelform basierend auf allen gewählten Positionen (inkl. Rabatte)
Plugins / Stack
- Frontend mit Vue js
- Laravel als Backend-Framework
- Filament als Admin-/Backoffice-Stack (schnelle Umsetzung von Verwaltung, Rollen, Masken, Workflows)
- PDF-Generierung (Verträge/Bestellungen)
- E-Mail-Trigger & Template-Editor im Admin-Bereich
- Export-Modul (Excel/CSV-Exporte, filter- und formularbasiert)
Highlights
- Massive Entlastung der Messeorganisation: weniger manuelle Erfassung, Berechnung und Nachbearbeitung.
- Statusbasierte Prozesslogik: klare Abhängigkeiten (z. B. erst Vertrag, dann Zusatzleistungen), inklusive automatischer Benachrichtigungen.
- Self-Service für Inhalte & Produkte: Texte, PDFs, Links, Termine und Preise können ohne Entwickler angepasst werden.
- Shop-Logik für Zusatzleistungen inkl. präziser Eingabe (z. B. Platzierung von Anschlüssen am Standplan).
- Multiuser-fähig: Aussteller können Aufgaben delegieren, Admin behält volle Kontrolle.
- Schneller Go-live durch Teillieferung, trotz komplexer Anforderungen und engem Anmeldefenster.
